ทุกวันนี้โลกส่วนตัวกับโลกของการทำงานแยกกันยากขึ้นเรื่อยๆ เพราะเราทุกคนต่างมี Blog และ Social Media เป็นของตัวเอง ลองนึกภาพดูว่าองค์กรใหญ่ โดยเฉพาะตรงฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะต้องปวดหัวขนาดไหน หากมีพนักงานมาออกมาให้ความเห็นเชิงลบเกี่ยวกับบริษัทซึ่งมันจะทำให้เสียแบ รนด์ หรือไม่ก็กลัวคู่แข่งมาแกล้งเขียนอะไรไม่ดีโต้ตอบต่อในส่วนคอมเมนต์ จริงๆ มันมีแนวทางป้องกันรักษาชื่อเสียงของแบรนด์เราอยู่ครับ!

 

วิธีป้องกัน นั่นคือทำความเข้าใจกันในบริษัทซะก่อนว่า แบรนด์ของบุคคลธรรมดาบนโลกออนไลน์มันคุมไม่ได้ 100% จากนั้นก็วางแนวทางห้พนักงานตัวเองไว้นิดนึงว่า ทำอะไรได้บ้าง อะไรไม่ได้บ้าง เพราะพนักงานทุกคนของคุณนั่นแหละ ที่จะช่วยรักษาชื่อเสียงของบริษัทได้ ไม่ใช่เพียงแค่พนักงานฝ่ายประชาสัมพันธ์เพียงทีมเดียว พร้อมกันนี้ก็จัดทำ Corporate Blog ของบริษัทเสียเลย คนทั่วไปจะได้เข้ามาหาข้อมูลอย่างเป็นทางการจากคุณได้

มาดูรายละเอียดกันเลย

  1. วางแนวทางในการเขียน Blog ให้พนักงาน
    ชื่อเสียงของแบรนด์บนโลกออนไลน์มันคุมได้เพียงระดับเดียว เมื่อคุมได้ยาก ใครจะพูดถึงแบรนด์บริษัทของเรา ในทางชื่นชมหรือทางเสียๆ หายๆ เขาก็มีทางที่จะไปพูดอยู่ดี จะเป็น Blog ของเขาเอง เป็นเว็บบอร์ด เป็นเว็บชุมชนออนไลน์ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ มันก็กระทบคุณได้ทั้งนั้น ดังนั้นให้เตรียมรับมือไว้ให้ดีด้วยการจัดทำไกด์ไลน์ขึ้นมา แล้วขอความร่วมมือจากพนักงานในบริษัทให้ทำตามอย่างเคร่งครัด อย่างที่ผมเคยเจอมา ก็จะไม่มีอะไรมากครับ แค่ให้พนักงานบอกกับคนอ่านให้เคลียร์ในทุกๆ บทความที่โพสต์ว่า Blog ที่เราเขียนนั้นเป็นความคิดเห็นส่วนตัว และไม่สะท้อนถึงความคิดของบริษัทแต่อย่างใด และ Blog นั้นๆ จะต้องไม่ทำให้บริษัทเสื่อมเสียชื่อเสียง โดยฝ่ายกฏหมายของบริษัทจะจัดเตรียมเนิื้อหาตรงนี้มาให้ บางบริษัทถึงกับห้ามพนักงานเขียนก็มีครับ แต่การห้ามนั้นมันเข้าข่าย “ยิ่งห้ามเหมือนยิ่งยุ” ครับ กลับจะทำให้เรามีความเสี่ยงเพิ่มขึ้นอีกก็เป็นได้

เพื่อให้คุณผู้อ่านเห็นภาพชัด ผมขอยกเอาตัวอย่างไกด์ไลน์ Blogger ของบริษัท IBM มานะครับ ทาง IBM ทำไว้ดีมากๆ เผื่อจะได้ไอเดียไปดัดแปลงใช้กันนะครับ (ผมคัดลอกจากหนังสือ Radically Transparent โดย Andy Beal + Dr. Judy Strauss และพบว่าในเว็บต้นฉบับมีการอัพเดท จึงขอแปลจากต้นฉบับอัพเดทที่ http://www.ibm.com/blogs/zz/en/guidelines.html ซึ่งเปิดเผยต่อสาธารณชน กรุณาอ่านจากลิงก์ที่ระบุนี้เพื่อความถูกต้องครบถ้วนอีกครั้งนะครับ)

  • รู้และปฏิบัติตาม Business Conduct Guideline ของ IBM
  • Blog, Wikis และแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่สามารถสนทนาได้ในรูปแบบปัจเจก ไม่ใช่ Corporate Blog ของเรา ให้พนักงาน IBM รับผิดชอบต่อการเขียนของตนเอง และให้ระมัดระวังด้วยว่าการที่เราโพสต์สิ่งใดลงไปในอินเทอร์เน็ต มันจะอยู่บนโลกออนไลน์ไปอีกนาน ดังนั้นให้ป้องกันสิทธิความเป็นส่วนตัวของตัวเองให้ดี
  • จงบอกตัวตนของคุณ ชื่ออะไร ทำอะไรอยู่ที่ IBM เมื่อคุณเขียนถึง IBM หรือเกี่ยวในทางใดทางหนึ่งกับ IBM และเขียนเป็นบุคคลแรก คุณจะต้องชัดเจนว่าคุณพูดเอง ไม่ใช่บริษัทพูด
  • ถ้าคุณโพสต์เนื้อหาใดๆ ออกไปในเว็บนอก IBM แล้วมันเกี่ยวข้องกับงานที่คุณทำที่ IBM ให้คุณใช้ข้อความปฎิเสธความรับผิดชอบ (disclaimer) เช่น “บทความที่อยู่บนเว็บไซต์นี้เป็นของฉันและไม่จำเป็นจะต้องสะท้อนบทบาท กลยุทธ์ และความคิดเห็นของ IBM”
  • เคารพเรื่องลิขสิทธิ์, การใช้งานโดยชอบธรรม (fair use) และกฏหมายการเปิดเผยเรื่องการเงิน (Financial Disclosure Law)
  • อย่าเผยแพร่ข้อมูลของ IBM หรือข้อมูลลับใดๆ ของ IBM ให้ขออนุญาตจากทางบริษัทก่อนที่จะโพสต์หรือเผยแพร่รายงานภายในใดๆ ออกไป
  • อย่ากล่าวพาดพิงถึงลูกค้า พาร์ทเนอร์ หรือซัพพลายเออร์โดยไม่ได้รับอนุญาตจากเขาเหล่านั้น ถ้ามีการกล่าวถึงให้ทำลิงก์กลับไปที่ต้นฉบับที่มาด้วย
  • เคารพผู้อ่านของคุณ ห้ามกล่าวดูหมิ่น หรือทำการใดๆ ที่จะละเมิดข้อควรปฎิบัติของ IBM คุณควรที่จะไตร่ตรองถึงสิทธิความเป็นส่วนตัวของผู้อื่น และจะต้องไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่อาจนำมาซึ่งความขัดแย้ง อาทิ การเมืองและศาสนา
  • คอยดูว่ามีใครเขียน Blog เรื่องเดียวกันนี้ และอ้างอิงถึงเว็บเหล่านั้น
  • ระมัดระวังเมื่อคุณต้องระบุตัวตนว่าคุณเกี่ยวข้อง IBM ใน online social networks ถ้าคุณระบุว่าคุณคือคนของ IBM ให้แน่ใจว่าโปรไฟล์ของคุณและเนื้อหาที่เกี่ยวข้องนั้นสม่ำเสมอกับบทบาทของ คุณที่มีต่อเพื่อนร่วมงานและลูกค้า
  • อย่าเข้าไปถกเถียง จงเป็นคนแรกที่แก้ไขความผิดพลาดของตัวคุณเอง และอย่าเปลี่ยนแปลงบทความที่คุณโพสต์ไปก่อนหน้าโดยไม่บอกผู้อ่าน
  • พยายามเพิ่มเติมความเห็นที่มีประโยชน์และมีคุณค่า แบรนด์ของ IBM จะถูกนำเสนอได้ดีที่สุดเมื่อคนของบริษัทได้เผยแพร่สิ่งที่อาจจะสะท้อนแบรนด์ ของ IBM
  1. ทำ Corporate Blog ป้องกันข่าวลือ และจัดการหา Blogger มืออาชีพไว้ป้องกันแบรนด์ของบริษัทคุณ
    ทุกวันนี้คนในเมืองแทบทุกคนใช้งานอินเทอร์เน็ตได้ เสียงผู้บริโภคเขาดังกว่าแต่ก่อนเยอะ ลองนึกง่ายๆ ว่าถ้าคุณทำรีสอร์ตแห่งหนึ่ง มีแขกเข้ามาพัก แล้วบังเอิญด้วยเหตุผลกลใด ลูกค้าไม่พอใจบริการของคุณ ถ้าเป็นสมัยก่อนก็อาจจะไปบอกเพื่อนเขาว่าอย่าไปที่รีสอร์ตนี้อีกนะ ไม่เวิร์คเลย ถ้ามีเพื่อนเป็นสื่อมวลชน เอาเรื่องนี้ไปเขียนต่อว่าในหนังสือพิมพ์ มันก็เป็นเรื่อง แต่สมัยนี้เพียงเอาไปโพสต์ใน Pantip แป๊บเดียวก็เป็นเรื่อง คนนับพันนับหมื่นรับรู้เรื่องแย่ๆ ของรีสอร์ตคุณได้ทันที (แม้ว่ามันจะจริงหรือไม่จริงก็ตาม)

นั่นหมายความว่าต่อไปนี้ใครๆ ก็กล่าวหาเราได้ ทั้งที่มันจะจริงหรือไม่จริง ดังนั้นเราควรจะมีอุปกรณ์ที่เอาไว้ชี้แจงผู้บริโภคอย่างเป็นทางการนั่นก็คือ Corporate Blog โดยเนื้อหาที่อยู่ใน Blog ก็สามารถเป็นข่าวสารต่างๆ ของผลิตภัณฑ์ ข่าวประชาสัมพันธ์ ประกาศถึงผู้ถือหุ้น ฯลฯ หาพนักงานที่มีทักษะด้านประชาสัมพันธ์และการข่าวมาจะดีมากครับ เพราะเขาหรือเธอจะรู้่ว่าควรจะจัดการกับความเห็นต่างๆ ได้อย่างไร และที่สำคัญคนๆ นี้จะสามารถตอบความเห็นของบริษัทสู่สาธารณชนได้โดยไม่ต้องแถลงข่าวอะไรเลย ด้วยซ้ำ

  1. จัดฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจเรื่องการสื่อสารยุค Digital ไปพร้อมๆ กันกับบริษัท
    โลก Digital ไม่ใช่เพียงแค่ช่องทางในการสื่อสารหนึ่ง แต่มันเข้ามาเปลี่ยนแปลงวิธีการสื่อสารของคนทั้งระบบ จากเดิมเราเคยคิดว่า องค์กรธุรกิจต่างๆ จะสื่อสารกับคนผ่านทาง Mass Media และช่วงหลังก็เพิ่ม Blog และ Social Media ขึ้นมาเพื่อสื่อสารกับคนออนไลน์มากขึ้น แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นก็คือ องค์กรทุกองค์กรสามารถสร้าง Blog และ Social Media ได้ แต่ไม่ใช่ทุกองค์กรที่เข้าใจมันและใช้ประโยชน์จากมันได้เต็มที่นัก ดังนั้นการจัดฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจว่าการสื่อสารยุค Digital มันเปลี่ยนแปลงเราอย่างไร จึงมีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าการรู้วิธีสร้างช่องทางการสื่อสารเลยล่ะ ครับ

คิดว่าบทความนี้น่าจะแก้ไขปัญหาเบื้องต้นของท่านนักการตลาดทุกท่านได้นะครับ

 

ที่มา : http://sharpener.co.th/how-to-manage-employee-not-to-blog-about-company-negatively/

Advertisements